چه وظایفی را به منشی محول کنیم و چگونه بر آن نظارت کنیم تا به بهترین نحو انجام شود؟ و در این مسیر، چه چالش هایی متوجه منشیان می شود و چطور باید رفع شوند؟ و اینکه اصولا، چه شخصیتی مناسب جایگاه منشی سالن زیبایی است و چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟ در این مقاله، به این چند سوال، پاسخی کامل داده ایم.
وظایف منشی سالن زیبایی
وظایف منشی سالن زیبایی را با توجه به گستردگی سالن و نوع تقسیم کار با مدیر داخلی و سایر پرسنل، متفاوت است. اما در اینجا به ۷ وظیفه رایج منشیان سالن زیبایی اشاره می کنیم:
(البته لازم به تاکید است که برخی از این وظایف، برای سالن های کوچک و متوسط، کارایی ندارد و صرفا برای سالن های بزرگ است. ضمن اینکه وظایف منشی، قابل شخصی سازی توسط مدیر هر سالن هست و نمی توان چارچوب خیلی مشخصی را برای آن تعریف کرد. اما هر وظیفه ای که برای منشی تعیین می کنید برای او شفاف کنید و آن را جزو قوانین سالن زیبایی خود قرار دهید.)
۱. پذیرش مشتریان
منشی سالن زیبایی، مسئول استقبال از مشتریان است. این شامل پاسخگویی به سوالات و راهنمایی مشتریان در مورد خدمات و وقت ها می‌شود.
۲. مدیریت وقت ها
مدیریت وقت های ارائه شده به مشتریان، بر عهده منشی سالن است. او باید نوبت‌دهی کند، نوبت ها را به اعضای تیم انتقال دهد و روند اجرای نوبت ها را کنترل کند. در سالهای اخیر، این کار عمدتا از طریق نرم افزار حسابداری آرایشگاه و نرم افزارهای CRM انجام می گردد.
۳. انتقال اطلاعات
منشی سالن زیبایی وظیفه دارد اطلاعات مربوط به مشتریان را به سایر اعضای مرتبط در تیم ارائه دهد. این موارد شامل جزئیات رزروها، نیازها و ترجیحات مشتریان است. همچنین، او باید تغییرات در برنامه‌ها را نیز به همکاران مربوطه اعلام کند.
۴. مدیریت فضای انتظار
منشی سالن زیبایی، مسئول نظم فضای انتظار است. او باید مشتریان را راهنمایی کند تا منتظر نوبت خود باشند. همچنین، او باید مراقب استفاده صحیح از وسایل موجود در فضای انتظار باشد.
۵. مدیریت اطلاعات
منشی سالن زیبایی باید اطلاعات مربوط به مشتریان را آرشیو و نگهداری کند. این موارد شامل فرم‌های رزرو قبلی، اسم و سن و شماره تماس، علاقمندی ها و… است. این نگهداری اطلاعات، در حال حاضر از طریق برنامه ها و نرم افزارهای مدیریت مشتری (CRM)، با جزییات و به سادگی قابل انجام است.
۶. پشتیبانی اداری
منشی سالن زیبایی، با توجه به بزرگی سالن ممکن است وظایف اداری متنوعی داشته باشد، مانند انجام تماس‌های تلفنی، مدیریت پیام‌های دریافتی و انجام سایر وظایف دفتری مربوطه.
۷. ارتباطات مشتریان
این شاید مهمترین وظیفه منشی سالن زیبایی باشد: برقراری رابطه خوب با مشتریان. او باید به شیوه‌ای دوستانه با مشتریان ارتباط برقرار کند و اطمینان حاصل کند که نیازها و خواسته‌های آنها درک شده و به درستی اجرا می‌شوند. با توجه به اهمیت اینم موضوع، توضیحات بیشتری در این رابطه ارائه می دهیم.
سایر وظایف
علاوه بر موارد کلی فوق، می توان این موارد را نیز جزو شرح وظایف منشی سالن زیبایی ذکر کرد:
- پاسخگویی به تماس‌ها: دریافت تماس‌ها، پاسخ دادن به سوالات و انتقال تماس‌های مربوط به سایر اعضای تیم.
- مدیریت پرداخت‌ها: دریافت پرداختی‌ها از مشتریان، ثبت دریافتی‌ها و صدور رسیدهای مالی.
- کمک به تیم: ارائه پشتیبانی به تیم سالن زیبایی، مانند کمک در تهیه مواد و لوازم مورد نیاز و نظافت فضا.
- مدیریت موجودی و سفارشات: نظارت بر موجودی محصولات و هماهنگی با تامین کنندگان در صورت لزوم.
- ارائه گزارشات: شرکت در جلسات و ارائه گزارشات.
سه چالش اساسی منشیان سالن های زیبایی
چندین چالش می‌تواند برای منشیان در سالن‌های زیبایی وجود داشته باشد، اما سه چالش اساسی عبارتند از:
مدیریت زمان و برنامه‌ریزی
منشیان در سالن‌های زیبایی با حجم زیادی از وظایف روبرو هستند و نیاز دارند تا زمان خود را به درستی مدیریت کنند. چالش‌های مدیریت زمان شامل پاسخگویی به تماس‌ها، رزرو نوبت‌ها، مدیریت اطلاعات مشتریان و مراجعین و … است.
بهترین راه حل این چالش، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت سالن است.
ارتباط موثر با مشتریان
ارتباط موثر با مشتریان یک چالش مهم برای منشیان سالن‌های زیبایی است. آنها باید بتوانند به درستی پاسخگوی تماس‌ها باشند و نیازها و خواسته‌های مشتریان را درک کنند و به آنها مشاوره مناسب ارائه دهند.
راه حل این چالش، توسعه مهارت‌های ارتباطی و آموزش دیدن در زمینه خدمات زیبایی است.
مدیریت استرس و فشار کاری
منشیان سالن‌های زیبایی ممکن است با فشار کاری زیاد و ساعات کاری پرفشار روبرو شوند. این ممکن است به تنش و استرس آنها منجر شود.
راه حل مدیریت استرس، تمرین‌های تنفسی منظم در طول بازه روز، تقسیم بندی وظایف، استفاده از روش‌هایی مثل یوگا یا مدیتیشن در ابتدا یا میانه روز و ایجاد تعادل بین زمان کار و زندگی شخصی است.
۵ نکته برای بهبود عملکرد منشی سالن زیبایی
برای بهبود عملکرد منشی سالن زیبایی، می‌توانید توجه به پنج نکته زیر را در نظر بگیرید:
۱. آموزش و آشنایی
اطمینان حاصل کنید که منشی‌های سالن زیبایی درباره خدمات، محصولات و روال کار سالن، به طور کامل آموزش دیده‌اند. آشنایی کافی با ابزارها، فرآیندها و سیستم‌های سالن به آنها کمک می‌کند به طور حرفه‌ای عمل کنند و به مشتریان ارائه خدمات بهتری داشته باشند.
۲. مهارت‌های ارتباطی
تقویت مهارت‌های ارتباطی منشی سالن زیبایی می‌تواند تجربه مشتریان را بهبود بخشد. برقراری ارتباط دوستانه و احترام‌آمیز با مشتریان، بهبود مهارت‌های گفتگو و گوش دادن فعال، و قدرت حل مسائل، می‌تواند بهترین تجربه ممکن را برای مشتریان فراهم کند و در جذب مشتری آرایشگاه نیز بسیار موثر است.
۳. ساماندهی و مدیریت وقت
یکی از چالش‌های مهم منشی سالن زیبایی، مدیریت وقت صحیح است. ایجاد برنامه روزانه و استفاده از ابزارهای مدیریت وقت (مانند سیستم های نوبت‌دهی آنلاین) می‌تواند به منشی کمک کند تا وظایف خود را بهینه‌تر مدیریت کند و به مشتریان با دقت و به موقع خدمات ارائه دهد.
۴. دقت در جزئیات
توجه به جزئیات و دقت در انجام وظایف مهم است. منشی باید به دقت اطلاعات مشتریان را ثبت کند، تماس‌ها را به موقع پاسخ دهد و از صحت و کامل بودن اطلاعات و مستندات اطمینان حاصل کند.
۵. مدرنیزاسیون فناوری
استفاده از فناوری‌های مدرن و نرم‌افزارهای مدیریت سالن زیبایی می‌تواند عملکرد منشی را بهبود بخشد. از ابزارهای آنلاین برای نوبت‌دهی و مدیریت اطلاعات مشتریان استفاده کنید و به منشی‌ها آموزش دهید تا با این ابزارها به صورت مؤثر کار کنند.
برای منشی خود، زمان ثابتی را برای آموزش دیدن در نظر بگیرید و ۵ مورد فوق را در برنامه آموزش وی قرار دهید. قطعا تاثیرات مثبت آن را مشاهده خواهید کرد.
جمع بندی
در این مقاله هر چیزی که برای مدیریت منشی سالن زیبایی لازم بود ذکر کردیم و با استفاده از آن می توانید به تعیین وظایف منشی سالن زیبایی و بهبود عملکرد وی بپردازید. پس، از تعیین دقیق شرح وظایف منشی برای وی شروع کنید، سپس به رفع چالش های وی بپردازید و در مرحله بعد، گام به گام به بهبود عملکرد وی بپردازید.
